7.3.1. ‘Regeling tip-, toon- en voorkoopgelden’

Uit de ‘Regeling tip-, toon- en voorkoopgelden’ zijn de navolgende bepalingen van belang voor de administratieve en organisatorische aspecten van de verantwoording.

Hoofdstuk 2.0., Pagina 3:

“Niet alleen het ministerie van justitie stelt namelijk geld beschikbaar om de informant voor zijn inlichtingen te betalen, ook andere belanghebbenden -zowel overheidsorganen als particulieren (de PTT banken, verzekeringsmaatschappijen, expertisebureaus enz. )-doen dit.”

* Uit de administratie van FEZ en het kasboek van de CID Haarlem/RCID Kennemerland is gebleken, dat er naast het ministerie van justitie ook door andere organisaties tipgelden ter beschikking zijn gesteld.

Hoofdstuk 3.1., Pagina 8:

“Punt 9. Het uitbetalen van gelden en het onderhouden van contacten met informanten geschiedt zodanig dat van alle activiteiten een verantwoording mogelijk is.”

* Met betrekking tot het uitbetalen van gelden is uit onderzoek gebleken, dat ernauwelijks een relatie bestaat tussen de uitbetaalde gelden volgens het kasboek van de CID Haarlem/RCID Kennemerland en de meldingen van de betalingen aan informanten in de CID-informatierapporten.

Vaak ontbreekt op de CID-informatierapporten het bedrag en/of de datum van overdracht en/of de naam of het nummer van de informant en/of wie heeft uitbetaald en/of in wiens bijzijn.

Hoofdstuk 3.2.9., Pagina 12:

“Punt 4. in de administratie van de politie is terug te vinden:

a. uit welke bron het uitbetaalde geld afkomstig was;

b. een aanduiding van de zaak waarvoor is uitbetaald;

c. het codenummer van de informant.”

* Het kasboek van de CID Haarlem/RCID Kennemerland is niet altijd even duidelijk en/of consistent in de herkomst en betaling van gelden. Met name een aanduiding van de zaak waar”‘oor is uitbetaald, is in de loop van het jaar 1992 en later niet of nauwelijks meer in het kasboek aangetroffen. Ook werd geen andere registratie aangetroffen.

* Door het ontbreken van een consistente vastlegging van de uitbetalingen in de CID-informatierapporten is er ook op die wijze niet of nauwelijks inzicht te verkrijgen in de gedane betalingen. Over de jaren 1994 en 1995 is in het kasboek of in enige andere vorm van een chronologische vastlegging van ontvangsten en betalingen (binnen de RCID van Kennemerland) niets terug te vinden. Na telefonisch overleg met Woest bleek dat er in 1995 door hem opdracht is gegeven om achteraf een registratie van de ontvangen en uitbetaalde bedragen op te maken over de periode dat hij als interim-manager van de RCID Kennemerland verantwoordelijk was.

“Punt 6. De chef C.I.D. administreert de uitbetaalde gelden en bewaart de desbetreffende kwitanties.”

Onder administreren wordt verstaan: het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens ten behoeve van het besturen en doen functioneren van een huishouding en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

* Na 2 november 1993 is geen systematische registratie van de ontvangsten en uitgaven meer aangetroffen.

* Niet is gebleken, uit de onderzochte bescheiden, dat de ontvangen en uitbetaalde gelden over de periode 3 november 1993 tot en met het moment dat Woest als interim-manager van de RCID werd benoemd zijn geadministreerd.

Hoofdstuk 3.5., Pagina 21:

‘Jaarlijks, in de maand januari, dienen de korpschefs van gemeentepolitie en de districtscommandanten van het korps rijkspolitie aan het hoofd van de Centrale Recherche informatiedienst te ‘s-Gravenhage een schriftelijk overzicht te verstrekken van de in het voorafgaande jaar uitgekeerde tip gelden en gedane voorkopen.

‘Niet alleen tip-, en voorkoop gelden ter beschikking gesteld door het Ministerie van Justitie, door verzekeringsmaatschappijen en expertisebureaus, door banken en door andere derden, ook tip- en voorkoopgelden die ten laste van de eigen politië ;le begroting zijn gekomen dienen in dit overzicht te worden opgenomen.

* Over de jaren 1992 tot en met 1994 zijn deze overzichten niet aangetroffen.

7.3.2.

Betalingen van ‘Regeling tip-, toon- en voorkoopgelden’ door het ministerie van justitie

Door het ministerie van justitie zijn over de jaren 1989 tot en met 1994 overzichten van de uitbetaalde tip- toon- en voorkoopgelden ter beschikking gesteld.

De gelden werden door het ministerie van justitie betaald aan het korps. Het hoofd van de afdeling FEZ van het korps zorgde vervolgens dat het geld beschikbaar werd gesteld aan de CID. Deze overdracht geschiedde, zoals uit de aangetroffen kwitanties bleek, bij de gemeentepolitie Haarlem/regiopolitie Kennemerland in de meeste gevallen in de vorm van contant geld tegen overhandiging van een getekende kwitantie.

7.3.3.

De door de afdeling FEZ van gemeentepolitie Haarlem/regiopolitie Kennemerland ontvangen en betaalde CID-bedragen

Door het hoofd van FEZ van regiopolitie Kennemerland zijn grootboek rekeningen ter beschikking gesteld over de periode 1 november 1989 tot en met 31 december 1995.

In de onderzochte periode werd vanwege het ministerie van justitie aan gelden ontvangen een bedrag van ongeveer f 280.000 en uit andere bronnen, waarvan als belangrijkste kunnen worden aangemerkt verzekeringsbedrijven en expertisebureaus, een bedrag van ca. f 116.000.

Uit een analyse van de grootboekrekeningen van FEZ blijkt dat de bedragen meestal binnen één a’ twee weken aan de CID werden doorbetaald en ook in het kasboek aldaar geboekt, zij het dat sprake is van verschillen tot een bedrag van ongeveer f 1.500.

7.3.4.

De door de CID Haarlem/RCID Kennemerland ontvangen en betaalde bedragen

Uit het ter beschikking staande kasboek van de CID blijkt dat in de onderzochte periode naast de bedragen welke zijn ontvangen via FEZ ook bedragen zijn verantwoord welke van derden werden ontvangen buiten FEZ om, tot een bedrag van tenminste f 120.000 (afgerond).

* Uit een oogpunt van controleerbaarheid is een dergelijke geldstroom ongewenst.

Tegenover deze bedragen staat een viertal bedragen, dat volgens de administratie van FEZ aan de CID is betaald, maar niet in het kasboek is verantwoord tot eentotaalbedrag van ongeveer f 14.000.

Een verklaring hiervoor kon niet worden gevonden.

7.3.5. Overzichten uitgekeerde tipgelden

In de bescheiden van de CID werden jaaroverzichten van de uitgekeerde tipgelden, opgemaakt door gemeentepolitie Haarlem/regiopolitie Kennemerland, aangetroffen over de jaren 1989 tot en met 1991. Deze overzichten zijn aan de CRI toegestuurd. Over de jaren 1992 en later zijn geen jaaropgaven aangetroffen.

Uit telefonisch overleg met Barendregt bleek dat de CRI geen aandacht meer besteedt aan de jaaroverzichten, omdat is gebleken dat in de door nagenoeg alle korpsen opgemaakte overzichten fouten stonden, waarvan de correctie onevenredig veel tijd kostte. De CRI heeft ook geen actieve opstelling gebezigd bij het aansporen van korpsen om alsnog over te gaan tot toezending van de overzichten.

Uit een door Barendregt aan het Fort-team toegestuurde brief van 19 oktober 1995, van hem aan Wooldrik van het ministerie van justitie, blijkt dat er over 1993 is gekozen voor het maken van een cijfermatig overzicht. Over 1994 is geen overzicht meer geproduceerd.

Dit wijkt af van de formele voorschriften met betrekking tot de ‘Regeling tip-, toon- en voorkoopgelden’

Bij de ter beschikking gestelde overzichten kan naast de gemaakte algemene opmerkingen aangaande de kwaliteit die zijn verwoord in dit hoofdstuk, nog het navolgende worden vermeld met betrekking tot de controle op de tip-, toon- en voorkoopgelden.

In een brief van N. Reitsma RA, sector-accountant van de Directie Politie van de accountantsdienst van het ministerie van justitie, gedateerd 8 juli 1992 en gericht aan Langendoen, in verband met een gehouden controle, werd de volgende passage aangetroffen:

“Tenslotte meldde u (bedoeld wordt Langendoen) nog dat feitelijk weinig interne en externe controle op het traject (inclusief administratie ) van tip-,toon- en voorkoopgelden plaats vond en dat u ten aanzien van de beheershandelingen graag gedechargeerd wilde worden.”

Er zijn geen aanwijzingen aangetroffen dat er ná 8 juli 1992, de datum van de brief van Reitsma, in positieve zin wijzigingen zijn opgetreden in het toezicht op de ‘Regeling tip-, toon- en voorkoopgelden’ door gemeentepolitie Haarlem/regiopolitie Kennemerland.

In een gesprek dat door accountants van het Fort-team met Reitsma werd gevoerd naar aan-leiding van eerder vermeld (beperkt) onderzoek van de accountantsdienst in de administratie van de CID bleek het volgende:

* De controle bij de RCID Kennemerland heeft plaats gevonden in het kader van een grotere steekproef bij meerdere CID’en in het gehele land. Deze werd uitgevoerd door de Interne Accountants Dienst van ministerie van justitie op verzoek van de Algemene Rekenkamer;

* Er zijn in dit kader slechts twee rapporten vervaardigd. Eén ten behoeve van de Algemene Rekenkamer en één ten behoeve van Langendoen. Hij wilde hiermee een decharge bewerkstelligen ten opzichte van zijn superieuren en

* Of er daadwerkelijk uitbetalingen hebben plaatsgevonden, zoals vermeld in het rapport van Reitsma, heeft hij niet kunnen vaststellen. Hij heeft enkel vastgesteld dat er getekend is voor ontvangst. Of dit een handtekening was van een informant heeft hij niet vastgesteld. De kwitanties die hij in dit kader heeft gezien (twee exemplaren), waren mede ondertekend door Langendoen en Van Vondel. Het betreffende bedrag is uitbetaald via de administrateur van het regiopolitie Kennemerland de heer Dirkzwager. Hij heeft het geld contant opgehaald bij de bank en tegen kwitering afgegeven aan Langendoen en Van Vondel.

In het rapport van Reitsma wordt verder opgemerkt dat de administratie een verzorgde indruk maakt. Hij heeft dit afgeleid uit het aan hem getoonde kasboekje. Dit was in die tijd goed te volgen middels allerlei CID-informanten codes. Per zaak was er volgens Reitsma een enveloppe (o.i.d.). De conclusie van een verzorgde administratie is hoofdzakelijk tot stand gekomen uit zijn bevindingen bij andere CID’en. Hierbij bleek regiopolitie Kennemerland beter te scoren dan andere CID’en in den lande. Daarnaast is dit oordeel hoofdzakelijk gebaseerd op de ene door hemgedane waarneming.

Op de vraag van de accountants of het hem verbaasde dat zij een vernietigend oordeel hebben over deze administratie, antwoordde Reitsma dat het totaal wellicht niet echt sterk was (de administratie), maar dat het gezien dient te worden in de tijd en dat hij alleen gekeken heeft naar deze ene post in 1990.

In het rapport dat geschreven is ten behoeve van de Algemene Rekenkamer en de minister van justitie worden aanbevelingen gedaan ter verbetering van het toezicht en de vastleggingen van uitgaven in het kader van de ‘Regeling tip, toon-en voorkoopgelden’. In hoeverre deze zijn ingevoerd is Reitsma niet bekend.

7.3.6. Kwaliteitseisen te stellen aan een kasboek

De organisatie van en rondom het kashouden zal gericht moeten zijn op het verkrijgen van een aanvaardbare zekerheid omtrent de betrouwbaarheid van deze vastlegging. Dit spitst zich wat de ontvangsten betreft toe op de volledigheid en wat de betalingen betreft op de juistheid. Tevens moet worden voorkomen dat de ontvangsten te laat en de betalingen te vroeg kunnen worden verantwoord.

Een kasboek dient minimaal te voldoen aan de navolgende eisen:

– De mutaties worden in een onuitwisbare vorm in het kasboek verantwoord;

-De mutaties worden vastgelegd, zonder regels tussenruimte, zodat geen mutaties achteraf kunnen worden tussengevoegd en

-De mutaties dienen dagelijks te worden verantwoord, waardoor een chronologische vastlegging van ontvangsten en uitgaven ontstaat.

Regelmatig dient te worden gecontroleerd of het uit het kasboek blij kende saldo overeenkomt met de door de kashouder bewaarde voorraad geldmiddelen.

Deze inventarisatie dient uiteraard niet te worden verricht door de kashouder, noch door degenen aan wie in deze beschikkingsbevoegdheden met betrekking tot de kasgelden zijn toegekend.

Van de opname wordt een protocol opgemaakt, dat wordt ondertekend door de kashouder en de controleur. De controleur dient de overeenstemming tussen de omvang van de (voorraad) geldmiddelen met het saldo volgens het kasboek te constateren. De controleur draagt er zorg voor dat alle stortingen door de afdeling FEZ, verricht na de laatste kasopname, doch voor het moment van de onderhavige kasopname, door de kashouder zijn verantwoord.

Met betrekking tot de interne controle op de kasgelden van de CID van Kennemerland heeft een gesprek plaats gevonden met F.E. Jansen. De samenvattende tekst van dit gesprek luidt als volgt:

Jansen werd gevraagd naar de door hem uitgevoerde controle handelingen op het CID Kasboek. Deze controle vond plaats op eigen initiatief van Jansen. Hij heeft hiervoor geen voorschriften gekregen bij zijn aanstelling, noch heeft hij hier tijdens zijn functioneren voorschriften voor laten vervaardigen. Hij beschouwde het als een normale zaak dat de chef recherche een controle uitoefende op zijn medewerkers. In dit kader heeft ook deze kascontrole plaatsgevonden. Door hem werd getoetst op:

-het ondertekenen van de kwitanties door twee personen;

– aanwezigheid van de directe chef bij de betaling en

– de argumentatie die ten grondslag lag aan de betreffende betalingen.

Hij heeft geen controles uitgevoerd die enige zekerheid verschaffen omtrent de volledigheid van de verantwoorde bedragen. Jansen was tot februari 1992 werkzaam binnen de gemeentepolitie Haarlem.

Hij herinnerde zich van die periode (ongeveer 1991) dat er een discussiepunt was over deze controle, namelijk of deze uitgevoerd diende te worden door de chef recherche of door de afdeling administratie van het korps. De uitkomst hiervan wist hij niet meer.

Hij was niet op de hoogte van de specifieke controle die door de accountantsdienst van het ministerie van justitie is uitgevoerd.

7.3.7. Bevindingen

Naar aanleiding van het uitgebreide onderzoek in de financiële administratie vande RCID Kennemerland zoals dat in voorgaande paragrafen kort werd samengevat kunnen de volgende conclusies worden getrokken:

* De gemeentepolitie Haarlem/regiopolitie Kennemerland heeft zich op meerdere punten niet gehouden aan de formele voorschriften opgenomen in de ‘Regeling tip-, toon-, en voorkoopgelden’, te weten:

-de voorschriften met betrekking tot het voeren van een systematische administratie zijn niet nageleefd;

-het voeren van een deugdelijke verantwoording door de chef CID heeft niet plaatsgevonden;

-jaarlijkse overzichten van de in het voorgaande jaar gedane uitgaven werden niet steeds verstrekt;

-hoewel alle door het ministerie van justitie uitbetaalde tipgelden in de administratie van FEZ verantwoord zijn en alle door FEZ ontvangen bedragen zijn doorbetaald aan de CID, heeft de CID blijkens het bijgehouden kasboek diverse bedragen buiten FEZ om ontvangen en uitbetaald en

-in de jaaropgaven 1989 t/m 1991, verstrekt aan de CRI, zijn diverse onjuistheden vastgesteld.

* Het aangetroffen kasboek over de jaren 1989 t/m 1993 voldoet niet aan de daaraan te stellen eisen, te weten:

-er ontbreken mutaties in het kasboek, die volgens de administratie van FEZ wel verantwoord hadden moeten worden;

-niet alle jaren zijn afgesloten, gecontroleerd en ondertekend voor akkoord;

-de mutaties zijn niet chronologisch vastgelegd; op meerdere plaatsen zijn blanco regels opengelaten en

-bedragen zijn na eventuele totalisering alsnog toegevoegd.

* Samengevat kan worden gesteld dat de financiële registraties van de CID Haarlem/RCID Kennemerland niet voldoen aan de daaraan minimaal te stellen eisen en dat de controle daarop structureel heeft ontbroken dan wel zelfs onmogelijk was.