De voorzitter: Mijnheer Soonius, ik heet u van harte welkom en dank u voor de bereidheid om aanwezig te zijn bij deze bijeenkomst van de Werkgroep archieven. Dit gesprek is besloten van aard, maar het is wel de bedoeling dat het stenogram en de eindrapportage openbaar gemaakt worden. U krijgt in ieder geval het conceptstenogram voorgelegd. U krijgt natuurlijk ook een exemplaar van de eindrapportage.

Ik wil beginnen met de volgende vraag. Kunt u uw betrokkenheid bij de archieven van de Binnenlandse Veiligheidsdienst schetsen? Vanaf welk moment heeft u daarmee te maken gehad?

De heer Soonius: Ik ben sedert 1990 betrokken bij de schoning van de BVD-archieven. Ik ben toen benoemd als projectleider die een incidentele vernietiging zou moeten uitvoeren bij de persoonsgegevens die bij de BVD zijn opgeslagen. Dat is mijn eerste bemoeienis daarmee geweest. Daarna heeft het zich nogal voortgesleept en sindsdien ben ik zijdelings, voorzover het de parlementaire aspecten van de zaak betreft, betrokken geweest bij de schoning van de BVD-archieven. Mijn functie is juridisch adviseur en plaatsvervangend kabinetschef bij de BVD. Dat ik destijds met de schoning belast werd, kwam omdat in het kader van de reorganisatie allerlei personen binnen de dienst met projectopdrachten werden belast. Vandaar dat ik, hoewel dat niet echt voor de hand lag, de opdracht kreeg om de projectleider schoning te worden.

De voorzitter: Had u voor 1990 ook bemoeienissen met de archieven van de Binnenlandse Veiligheidsdienst?

De heer Soonius: Ik ben sedert 1975 werkzaam bij de Binnenlandse Veiligheidsdienst.

De voorzitter: Had u vanuit uw positie daar voor die tijd ook bemoeienissen met die archieven?

De heer Soonius: Nee, maar dat wil niet zeggen dat ik het archiefwezen binnen de dienst niet kende. Als je bij de dienst binnenkomt, is het de bedoeling dat je eerst stage loopt. Een onderdeel van die stage is ook dat je een maandje geparkeerd wordt bij een administratieve afdeling. Ik ken dus eigenlijk vanaf mijn binnenkomst bij de dienst de administratieve organisatie vrij goed, zoals alle BVD-medewerkers de administratieve organisatie vrij goed kennen.

De voorzitter: Kunt u in zijn algemeenheid schetsen hoe het beleid met betrekking tot de archieven van de Binnenlandse Veiligheidsdienst vorm heeft gekregen? In hoeverre was er bijvoorbeeld sprake van instructies voor de medewerkers? Dan denk ik ook aan instructies op het gebied van datgene wat wel of niet bewaard mocht blijven. In hoeverre heeft u, wat dat betreft, ook kennis van het beleid zoals dat werd uitgevoerd voor 1990?

De heer Soonius: Ik heb daar geen specifieke of bijzondere kennis van anders dan de modale BVDmedewerker kennis heeft van het archiefbeleid. Ik weet er misschien iets meer van, omdat ik destijds het driemanschap heb begeleid en hun onderzoek van dichtbij heb meegemaakt. Kennelijk interesseert de vernietiging u bijzonder. Op dat punt was het voor een modale BVD-medewerker in 1975 helder dat je als BVD-medewerker helemaal niets mocht vernietigen. Dat was iets voor de afdeling archieven. Ik ben dus zelf ook nooit betrokken geweest bij het vernietigen van stukken. Dat was een taak voor het archief. Dat was voor iedereen helder.

De voorzitter: Dat was voor iedereen helder?

De heer Soonius: Ja, het was wel helder dat je, als je een geagendeerd stuk had, dat niet kon laten verdwijnen. Gezien de beveiliging bij de Binnenlandse Veiligheidsdienst die vrij sterk is, is het eigenlijk ook niet goed mogelijk om dat soort dingen te doen. Stukken staan bij ons namelijk altijd op naam geregistreerd en een stuk moet uiteindelijk altijd weer boven water komen in het archief. Is dat niet zo, dan wordt het opgespoord. Van 1975 tot 1990 werden regelmatig rondes gehouden om vermiste stukken op te sporen. Als een stuk op je naam staat en het is verdwenen, dan wordt daar een proces-verbaal van opgemaakt. Daar moet je dus ook verantwoording over afleggen. Vanuit beveiligingsoptiek is het dus niet zo dat bij de Binnenlandse Veiligheidsdienst zomaar door iedereen stukken konden worden vernietigd. Alles werd tot het eind toe verantwoord.

De voorzitter: Voorzover u weet, kwam het ook niet voor dat mensen al werkendeweg werkdossiers gingen vormen en na afsluiting van zo’n zaak zo’n dossier vernietigden of althans niet afleverden op de plek die daarvoor stond?

De heer Soonius: Ook alweer uit beveiligingsoverwegingen en voor de continuïteit van het werk van de dienst wilde men zelfs niet dat er naast de bestaande cartotheek kaartenbakjes werden gevormd. Dan heb ik het dus niet eens over echte dossiers. Ik weet uit eigen ervaring dat ook daarop controle plaatsvond. Eén keer in de paar jaar werd er wel een soort controle gehouden waarbij iedereen zijn kast moest opendoen voor een onderzoek door mensen van de administratie om te kijken wat zich daarin bevond. Dat was een zoektocht naar vermiste stukken, die dan opgespoord werden, en naar het vormen van registraties die niet regulier waren.

De heer Beinema: Ik wil iets vragen over het tegenovergestelde, over het kopiëren van een interessant stuk en het mee naar huis nemen. Was dat, althans in theorie, mogelijk?

De heer Soonius: Bij de opkomst van het kopiëren was dat niet mogelijk, omdat je toen voor iedere kopie een bon en een handtekening moest halen. Er werd ook aangegeven welk stuk er gekopieerd werd. ]n de loop der tijd is dat echter niet meer aan de orde. Op dit moment kan iedereen binnen onze organisatie net zoveel kopiëren als men zelf wil. Er is wel een controle bij de uitgang. Men controleert steekproefsgewijs of er niet ongeautoriseerd stukken worden meegenomen. In theorie is het dus denkbaar dat iemand nu zijn eigen archief aan het vormen is.

De voorzitter: Ik wil nog even ingaan op de controles ter plekke waar u aan heeft gerefereerd. Waren dat periodieke controles, waren dat aangekondigde controles? In hoeverre strekten die controles zich uit tot alle medewerkers die in principe geacht werden om dossiers te vormen en bij te houden?

De heer Soonius: Ik weet niet of er beleid zat achter het plaatsvinden van dit soort onderzoek. Ik heb daar geen kennis van. Ik weet alleen dat het geregeld gebeurde. Ik weet dat als persoon die dat moest ondergaan, en niet vanuit het organiseren van dat soort onderzoeken;. Ik heb er nooit een stuk over gezien, maar ik heb daar ook niet naar gezocht.

De voorzitter: Kwam het een keer per jaar voor of vaker?

De heer Soonius: Ik heb niet het idee dat het buitengewoon frequent voorkwam. In mijn geheugen heb ik het misschien een keer of drie meegemaakt. Dat is geweest toen ik in de operationele sfeer werkte. Nu ik daarover nadenk, weet ik ook niet of het soort controle waar ik het over heb, zich uitstrekte tot de totale organisatie’. Ik ben pakweg aan het begin van de jaren tachtig naar het kabinet van de Binnenlandse Veiligheidsdienst verhuisd en ik kan mij niet herinneren dat mijn kast daar ooit is gecontroleerd op de aanwezigheid van vermiste stukken of op ongeautoriseerd aanwezige stukken.

De voorzitter: Maar er ging in ieder geval een aanmoedigende werking van uit voor de medewerkers om zich te houden aan de regels met betrekking tot de archiefvorming?

De heer Soonius: Dat denk ik wel. De beveiliging is toch wel een element bij de beoordeling van een BVD-medewerker. Het is ook gewoon vervelend als een stuk zoekraakt. Het hele systeem was er wel op gericht dat de stukken die waren ingeboekt als stuk, die dus waren geagendeerd, ook terugkwamen. Ik denk dat er zeker periodiek en systematisch werd gecontroleerd of openstaande geagendeerde stukken ooit weer bij het archief terechtkwamen en afgesloten werden, zoals dat behoort. Dat gebeurde dus in de zin van voortgangscontrole. Ik denk dat dat toch wel systematisch gebeurde.

De voorzitter: Ik ga over tot de periode 1990-1991. In hoeverre is er toen sprake geweest van een cesuur op het gebied van het beleid met betrekking tot de archieven?

De heer Soonius: U heeft het over de periode waarin ik bij de schoning betrokken was. Die schoning was een vrij afgerond project. Dat ging over de incidentele schoning waar het driemanschap het over heeft. De bedoeling daarvan was om te voldoen aan de opdracht in de Wet op de inlichtingen- en veiligheidsdiensten om persoonsgegevens die niet langer noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de diensttaak, te verwijderen uit de voor ieder toegankelijke delen van het archief van de BVD. Bij die opdracht ben ik betrokken geweest. Verder niet meer. Maar er is verder ook geen cesuur geweest in het behandelen van de archieven sinds 1990. Wij zijn in 1990 gereorganiseerd en de administratieve processen zijn daarbij aangepast. Er heeft toen met name een decentralisatie van bepaalde onderdelen van de administratieve behandeling van stukken plaatsgevonden. Die decentralisatie is men inmiddels weer aan het terugdraaien. Maar ik heb daar verder geen persoonlijke bemoeienis mee gehad en ik heb dat ook niet anders dan als medewerker van de dienst die met dit soort zaken geconfronteerd wordt, ervaren. Wij kregen op de afdeling, op de directie, een aantal mensen die aan archiefvorming deden. En vroeger was dat iets wat zich geheel buiten mijn gezichtsveld afspeelde. Meer heb ik daar niet van gemerkt.

De voorzitter: Maar ik heb de indruk dat met name na die periode, zeker ook door de aandacht van de kant van de Kamer, de Archiefwet bij de BVD nadrukkelijker in zicht is gekomen.

De heer Soonius: Dat geloof ik niet. Ik heb de dossiers bestudeerd en denk dat men van hetbegin af aan de Archiefwet heeft willen volgen. Uit het dossier over de totstandkoming van de oude vernietigingslijst blijkt dat men de regels zoveel mogelijk heeft willen volgen en dat men maar één probleem zag: de openbaarheid van een op te stellen vernietigingslijst. Ik heb in het dossier gelezen dat men zoveel mogelijk binnen de bestaande normen heeft willen blijven, voorzover men dat dan op dat moment mogelijk achtte. Conform die regels is er dan natuurlijk ook een vernietigingslijst opgesteld die, anders dan in het rapport van de Rijksarchiefdienst staat, wel degelijk de bedoeling had om als archieflijst, dus als een stuk dat herhaaldelijk kon worden gebruikt, te dienen. In de brief van de minister stond dat toestemming werd verleend om periodieke schoning van de archieven mogelijk te maken. Ik denk dat de dienst heeft gewerkt met een vernietigingslijst die niet formeel correct tot stand is gekomen. Er ontbrak een aantal formele vereisten, met name het vereiste van de openbaarheid. Maar verder voldeed de lijst inhoudelijk aan de eisen die daaraan gesteld moeten worden. Men heeft ook bewust binnen die context willen werken. Men heeft gewoon zoveel mogelijk de Archiefwet willen volgen. Dat blijkt uit het dossier. Ik ken de mensen ook die destijds aan het hoofd van het archief stonden. Ik weet uit ervaring dat die mensen gewoon niets anders wilden dan zoveel mogelijk conform de geldende regels werken.

De voorzitter: In hoeverre werd de algemeen rijksarchivaris bij de vernietiging betrokken, met name na het aannemen van de Archiefwet van 1962 die in werking trad in 1968?

De heer Soonius: Binnen de dienst heeft men altijd gedacht dat die vernietigingslijst rechtsgeldig was, dat het althans niet rechtsgeldiger kon. Ik kan mij herinneren dat ik zelf op enig moment heb gevraagd of die lijst die voor de voorlaatste Archiefwet tot stand was gekomen, nog wel rechtsgeldig was. Toen kreeg ik te horen dat het bij de rijksoverheid heel normaal was om op basis van oude vernietigingslijsten door te werken. Het schijnt zelfs zo te zijn dat er nu nog wel gewerkt wordt met vernietigingslijsten die onder de voorvorige Archiefwet tot stand zijn gekomen. Op Binnenlandse Zaken is dat volgens mij ook lang aan de orde geweest.

De voorzitter: Maar dat zijn lijsten waar het zogenaamde driehoeksoverleg op van toepassing is geweest. Dat zijn lijsten die ook openbaar zijn. Ik weet dat het zich allemaal heeft afgespeeld voor uw tijd, maar het valt mij op dat er voor die vernietigingslijst formeel geen driehoeksoverleg heeft plaatsgevonden.

De heer Soonius: Dat klopt. Ik weet niet meer welke formele vereisten er werden gesteld in de Archiefwet 1918. Dat staat ook niet in het rapport van de Rijksarchiefdienst. In de conclusie over de juridische waarde van die lijst wordt niet uitgelegd wat precies de eisen waren van de Archiefwet 1918. Het driemanschap heeft het ook niet uitgezocht; dat heeft het ook in het midden gelaten. Uit het dossier bleek immers helder dat men niet voldeed aan de eisen die destijds gesteld werden. Ik heb dus ook nooit voor mijzelf uitgezocht waar het dan precies aan schortte. Uit het dossier was gewoon helder dat de lijst niet voldeed aan de formele eisen die je daar op grond van de Archiefwet 1918 aan had moeten stellen. Dat zat ‘m kennelijk in iets van een openbaarheidsaspect. Maar mogelijk heeft die kwestie van de openbaarheid ook verder doorgewerkt, in die zin dat men ook niet met derden wilde praten over die lijst. Men wilde niet alleen de lijst niet openbaar maken, maar men vond het ook bezwaarlijk om overleg te voeren over die lijst op een ander niveau dan met de rijksarchivari’s.

De voorzitter: De Archiefwet 1918 stelde ongeveer dezelfde eisen en procedures als de Archiefwet 1962. U heeft eigen onderzoek gedaan en de dossiers bestudeerd. Zou het zo geweest kunnen zijn dat men bij de BVD toch het gevoel had dat de BVD een heel bijzondere organisatie was en, wat dat betreft, meer vrijheid zou moeten hebben in zijn archivering en selectiebeleid dan in de wet wordt voorgeschreven?

De heer Soonius: Nee, als het gaat om de inhoud, om de vraag of de BVD meer mag weggooien dan anderen, dan denk ik niet dat de dienst die mening had. Dat blijkt ook niet uit de stukken. Ik heb niet in een dossier teruggevonden dat de dienst van mening was dat hij zich in een andere positie bevond dan anderen.

De voorzitter: Ik doel niet zozeer op de vraag, of uw dienst meer mag weggooien dan te doen gebruikelijk is. Het gaat mij meer om de vraag: mag de dienst zich meer vrijheid toe-eigenen bij de selectie van datgene wat vernietigd kan worden?

De heer Soonius: Ik proef dat niet uit de dossiers. Ik heb dat niet gelezen.

De voorzitter: Volgens uw waarneming heeft de enige overweging vooral gelegen in de angst dat zo’n lijst openbaar gemaakt zou worden?

De heer Soonius: Ja, geheimhouding van datgene wat wij verzamelden en wat wij weggooiden.

De heer Beinema: U heeft een paar keer gezegd dat men volgens de regels in de Archiefwet werkte en u heeft daar iedere keer aan toegevoegd: voorzover dat mogelijk was, zoveel mogelijk. Zou u dat voorbehoud van “zoveel mogelijk” nog eens nader kunnen preciseren?

De heer Soonius: Men wist bij de dienst dat men geen stukken mocht vernietigen zonder dat er aan een aantal voorwaarden is voldaan en dat er hetzij een vernietigingslijst moest zijn hetzij een incidentele vernietiging moest plaatsvinden. Men is toen tot de conclusie gekomen dat er aan de eisen die aan een vernietigingslijst gesteld worden, met name die van openbaarheid, in het geval van de dienst niet kon worden voldaan. Uit het dossier blijkt dat men vervolgens contact heeft gezocht met de algemeen rijksarchivaris en dat er overleg heeft plaatsgevonden. Daarna heeft men een lijst vastgesteld die niet voldeed aan een aantal formele vereisten, zoals kennelijk het publiceren van die lijst. Maar inhoudelijk, materieel gezien, voldeed die lijst wel aan de eisen die daaraan worden gesteld. Dat is ook het geval als het gaat om het plaatsvinden van overleg met het rijksarchief, voorzover dat mogelijk was. Het is helder dat er niet is voldaan aan een aantal formele vereisten. Ik heb in het dossier gelezen dat dit alleen is terug te voeren op het gevoel dat men bepaalde zaken niet naar buiten wilde brengen, dat men bepaalde zaken niet openbaar wilde maken. Het was niet iets anders; het was niet zo dat men geen pottenkijkers wilde of dat men geen bemoeienis wilde met de wijze waarop de BVD met zijn archief omging. Die gedachte heb ik niet in het dossier terug kunnen vinden.

De heer Jeekel: U heeft het nu over de periode 1959-1960.

De heer Soonius: Ja.

De heer Jeekel: Dan komt de Archiefwet 1962 die in 1968 in werking treedt. Heeft u in het dossier iets kunnen aantreffen over de relatie tussen aan de ene kant de geheimhoudingsbepalingen voor de inlichtingen- en veiligheidsdiensten en aan de andere kant de eisen van de Archiefwet 1968? Ik vraag dus naar een analyse of dat op een gegeven ogenblik niet zou moeten leiden tot een andere opstelling, andere inzichten rond die vernietigingslijsten.

De heer Soonius: Nee, ik heb dat niet in het dossier aangetroffen. Misschien is die er wel, maar ik heb het ook niet echt bestudeerd op dit punt. Voorzover ik weet, is er niet… Toch wel?

De heer Den Teuling: Er is een notitie uit 1970.

De heer Soonius: Ik ken die notitie niet. Ik heb niet het idee dat er veel zorg is geweest over de vraag of de vernietigingslijst niet eens vernieuwd zou moeten w orden. Tot het laatst toe was de gedachte dat men binnen de rijksdienst overal met verouderde lijsten werkte. Dan heb ik het dus over de situatie waarin ik bij het archief betrokken was en ik wel eens tegen de medewerkers zei: dat is wel een erg oude lijst; moet dat ding niet vernieuwd worden? Men dacht dus dat het niets bijzonders was. Dat waren toch de mensen die uit de archiefwereld kwamen.

De voorzitter: Ik heb een vraag over de betrokkenheid van de algemeen rijksarchivaris bij het vernietigingsbeleid. De heer Oost van de Rijksarchiefdienst heeft in 1995 een onderzoekje ingesteld. Hij heeft geconstateerd dat er sprake is geweest van een consultatie in 1958. Hij schrijft over de periode daarna dat het onduidelijk is in hoeverre er contacten waren en er sprake was van toestemming. Die is mogelijk mondeling gegeven, maar ook dat weten wij niet zeker. De waarheid staat in de sterren geschreven. Bent u misschien meer tegengekomen over de betrokkenheid van en de contacten met het Algemeen rijksarchief met betrekking tot het archiefbeheer van de BVD?

De heer Soonius: Heeft u het nu over de totstandkoming van de lijst?

De voorzitter: Het gaat mij zowel om de totstandkoming van de lijst als om de toestemming tot vernietiging in de jaren daarna.

De heer Soonius: Uit het dossier over de totstandkoming van de lijst blijkt dat er contact is geweest met de algemeen rijksarchivaris. Ik ga er niet van uit dat dit dossier bewust is gemanipuleerd. Aan de minister is gemeld hoe die lijst tot stand is gekomen.

De voorzitter: Dat is in 1958 gebeurd?

De heer Soonius: Ja, dat is in 1958 gebeurd.

De heer Den Teuling: Nee, dat is in 1953.

De heer Soonius: ]k meende toch dat bij de totstandkoming van de lijst ook gemeld is aan de minister dat er contacten hadden plaatsgevonden. Op het moment dat de minister de lijst ter ondertekening kreeg, werd er in ieder geval melding g gemaakt van overleg met de rijksarchivaris.

De heer Den Teuling: Dat was in 1958.

De heer Soonius: Precies, daar doel ik ook op. Naar mijn smaak blijkt uit het dossier dat er overleg heeft plaatsgevonden. Dat staat er met zoveel woorden in. Er zijn geen verslagen van een dergelijke overleg, maar ik ga er toch ook van uit dat de minister op dat moment niet bewust op het verkeerde been is gezet, dus dat dit soort overleg er wel degelijk is geweest. Anders zou het dossier bewust gemanipuleerd zijn. Dat acht ik in hoge mate onwaarschijnlijk. Het hele dossier ademt een normale geest van “wij kunnen ons niet aan de regels houden, maar wij moeten het toch zo netjes mogelijk doen”. Dat is de sfeer die uit dat dossier blijkt. Het lijkt mij toch niet echt waarschijnlijk, dat men dat bewust heeft geconstrueerd voor dit soort niet-voorziene onderzoeken achteraf.

De voorzitter: Is u bekend of er sprake is geweest van contacten tussen de algemeen rijksarchivaris en de BVD in de periode na 1958-1959?

De heer Soonius: Ik ken die contacten niet, maar ik heb natuurlijk verder ook nooit iets met het archief te maken gehad. Ik ben er bij het scannen van de dossiers ook nooit op gestuit. Mijn eerste contact met de Rijksarchiefdienst was toen de vorige rijksarchivaris, de heer Ketelaar, kennis kwam maken bij de Binnenlandse Veiligheidsdienst. Ik heb hem toen ontvangen. Dat had mede te maken met het feit dat de Archiefwet vernieuwd zou worden en dat er met name in de sfeer van de overbrenging van stukken een paar problemen lagen. Zijn kennismakingsgesprek had mede ten doel om daarover van gedachten te wisselen. Hij heeft zich toen laten voorlichten over de behandeling van archieven bij de dienst, maar ik kan mij niet herinneren dat er destijds gesproken is over verdere controles of dat soort zaken. Dat staat mij absoluut niet voor de geest. Er is misschien nog wel een verslag van dat gesprek te vinden. Ik meen dat ik dat gemaakt heb.

De voorzitter: Heeft u een idee wanneer dat gesprek heeft plaatsgevonden7

De heer Soonius: Dat moet in 1988 of 1989 geweest zijn. Ik denk dat hij net was aangetreden als rijksarchivaris. Ik weet niet wat de concrete aanleiding voor hem was. Het was meer dan die wet. Hij wilde ook echt kennismaken met de dienst. De wet was toen één van de punten die wij op de agenda gezet hebben om wat inhoudelijks aan de orde te stellen.

De voorzitter: U weet niet of dat gesprek geleid heeft tot bepaalde afspraken tussen de algemeen rijksarchivaris en de BVD?

De heer Soonius: Het staat mij niet meer voor de geest. Nogmaals, ik dacht dat ik zelf een verslag van dat gesprek had gemaakt. Ik zou dat eens kunnen nazoeken.

De voorzitter: Het zou ons zeker interesseren als u dat verslag boven tafel zou kunnen krijgen.U heeft het driemanschap begeleid bij zijn werkzaamheden. Het driemanschap constateerde in het rapport, dat ook aan de Kamer is aangeboden, dat er bij de BVD weinig aandacht voor archiefbeheer was en dat dit beheer toch gezien werd als een soort sluitstuk van de werkzaamheden. Wat is uw reactie op die conclusie van het driemanschap? Uitte zich dat dan ook in dearchiefpraktijk? Mijn volgende vraag luidt: wat is er sindsdien veranderd?

De heer Soonius: Ik zou dat wat willen nuanceren. De dienst heeft zeker tot 1990 buitengewoon veel effort gestoken in de behandeling van de archieven. Ik herinner mij ook een uitspraak van één van de vorige hoofden contraspionage, dat administratie de “backbone” van het inlichtingenwerk is. Ik denk ook dat dat zo is. De meeste mensen waren zich er ook wel van bewust dat inlichtingenwerk hoofdzakelijk bestaat uit het goed op orde hebben van je archieven. Ik denk dat er tot 1990 ook een ontzettend grote effort in gestoken is om die op orde te houden. ik herinner mij ook een uitspraak van het hoofd archief, dat er bij ons altijd geld beschikbaar was om de modernste apparatuur voor archiefbeheer aan te schaffen. Ik denk dus dat er tot 1990 zeker buitengewoon veel aandacht was voor een goed archiefbeheer bij de Binnenlandse Veiligheidsdienst. Na 1990 zijn wij natuurlijk in een reorganisatie terechtgekomen, waarbij veel dingen veranderd zijn. In zo’n periode van grote veranderingen verslapt natuurlijk wel eens de aandacht voor administratieve processen. Ik heb het punt dat het driemanschap aanroerde niet meer precies in mijn gedachten, maar ik kan mij voorstellen dat het driemanschap destijds bedoelde dat het beheer van het semi-statisch archief te wensen overliet, omdat wij op dat moment niet eens een gekwalificeerde archivaris hadden. Ik weet echter niet of op dat moment ook de archiefvorming in de dynamische sfeer en de documentatiewerkzaamheden te wensen overlieten. Ik kan daar ook vanuit mijn positie niet over oordelen. Dat weet ik dus niet. Ik weet ook niet of het driemanschap daarop doelde. Ik heb de indruk dat het driemanschap doelde op de wijze waarop er werd omgegaan met het semi-statisch archief. ]k denk dat met name omdat de schoning natuurlijk ook vooral betrekking heeft op dat deel van het archief, en niet op het dynamische deel van de archieven en op de wijze waarop er bij ons gedocumenteerd wordt.

De voorzitter: Het driemanschap uit in het rapport zijn zorg met betrekking tot de vereiste aanwezigheid van voldoende en ter zake vakbekwame, gemotiveerde medewerkers, ook bij het lijnmanagement. Het driemanschap schrijft vervolgens: “Tijdens het onderzoek van de algemeen rijksarchivaris is ook reeds zorg gebleken over de vraag of de belangstelling, van het lijnmanagement voor het werken met algemene criteria zoals vastgelegd in de voorliggende standaardvernietigingslijst, niet zou moeten worden verbeterd. Het consequent uitvoeren van de vernietiging onder verantwoordelijkheid van het lijnmanagement zal nog heel wat voeten in de aarde hebben, aangezien de werkprocessen van de BVD niet zijn ingericht analoog aan de opzet van de lijst. De werkwijze van de dienst en de belangstelling van de medewerkers is immers niet gericht op vernietigen. Voor archiefbeheer is in het algemeen weinig aandacht. Dit beheer is, evenals in vele andere organisaties, het sluitstuk van de werkzaamheden.” Dat is het citaat.

De heer Soonius: In de eerste plaats begrijp ik niet hoe het driemanschap heeft kunnen zeggen dat de lijst niet aansluit bij de huidige organisatie van het werk, omdat de lijst geschreven is naar de huidige situatie. Dat is dus heel curieus. Ik heb nooit begrepen waar men precies op doelde. Ik denk dat er sprake is van een misverstand. Maar de lijst is door de Rijksarchiefdienst wel degelijk heel bewust gecreëerd naar de exacte manier van werken. De lijst sluit daarbij aan. Ik begrijp die passage dus simpelweg niet. Voor het overige, als het gaat om de zorgen van het driemanschap over de aanwezigheid van bekwaam personeel, kan ik mij voorstellen dat men inderdaad op meer doelde dan alleen het semi-statisch archief. Ik neem aan dat men zich ook zorgen maakte over de overbrengingsfase van dynamisch naar semi-statisch, omdat er op dat moment vanuit de dynamische sfeer een schoning moet plaatsvinden aan de hand van vernietigingslijsten. Daar heb je dan natuurlijk wel gekwalificeerd en geïnteresseerd personeel voor nodig. Ik kan mij voorstellen dat men het gevoel heeft gehad dat de belangstelling van het personeel meer lag bij het vormen van dossiers dan bij het zorgvuldig afsluiten en op een nette manier overdragen van de zaken naar het semi-statisch archief.

Ja, daar kan ik mij wel wat bij voorstellen.

De voorzitter: Is op dit moment de formatie, de bestaffing van het archiefbeheer, bij uw dienst voldoende op peil?

De heer Soonius: Daar kan ik geen oordeel over uitspreken, want ik ben niet verantwoordelijk voor die zaak. Ik weet wel dat wij een grote inspanning plegen bij het opnieuw inrichten van onze administratieve processen. Wij krijgen een nieuw documentair informatiesysteem en een workflow managementsysteem en steken er vrij veel effort in om tot een verbetering van onze administratieve situatie te komen. Er wordt met name ook een verbetering van de geheugenfunctie nagestreefd. Ik zit zelf niet meer in die projecten, dus ik weet dat alleen maar als buitenstaander die dit soort zaken overkomt en die opeens met een nieuw administratief systeem moet gaan werken. Maar men is dus bezig met een vrij grote inspanning om tot een verbetering van het administratieve beheer bij de dienst te komen.

De voorzitter: Ik wijs op het overgaan op elektronische informatiesystemen, de digitalisering en dergelijke. Is daarbij ook voldoende nagedacht over de mate waarin dat én bewaard blijft én toegankelijk blijft?

De heer Soonius: Ik neem wel aan dat men dat doet. Ik weet dat voor een deel ook uit eigen ervaring, bijvoorbeeld waar het gaat om het bewaren van in de operationele sfeer verkregen berichten. Daarbij heb ik het over de afluisterberichtgeving. Daarbij werd vroeger het papier bewaard en gaat men nu ook de uitgewerkte gesprekken bewaren. Dat vergt natuurlijk nogal een investering bij ons soort tapactiviteiten.

De voorzitter: Onze ervaring bij een enkele dienst elders is dat een computerschijf snel gewist is.

De heer Soonius: Ik denk dat het wel degelijk de bedoeling is om in de toekomst computerbestanden te bewaren. Ik spreek nu niet over datgene wat thans bewerkt wordt en gereed wordt gemaakt voor overdracht aan de Rijksarchiefdienst. In de huidige situatie is het niet de bedoeling dat computergegevens worden overgedragen aan de Rijksarchiefdienst. Die dienst wil alles in de vorm van papier hebben, en dat kan bij ons ook. Veel van wat er tot nu toe bij ons in de computer zit, is uitsluitend een documentatiesysteem dat boven het papier hangt. Dat gaat in de toekomst echter veranderen. De incidentele schoning, waar ik projectleider van was, was eigenlijk een schoning van het documentatieapparaat en niet van het papier. Dat vond maar zeer ten dele plaats, namelijk voorzover personen een persoonsdossier hebben. Dat is echter een fractie van de bij de dienst voorkomende personen. De inhaalschoningsoperatie betrof dus de vernietiging van het documentatiesysteem, maar niet van archiefbescheiden in de zin van het onderliggende materiaal.

De voorzitter: U ziet geen problemen, ook niet als het gaat om de toekomst?

De heer Soonius: Dat weet ik niet. Als leek en als buitenstaander lijkt het mij buitengewoon moeilijk met een groot aantal verschillende computersystemen toch een blijvend toegankelijk archief te creëren. Dat is natuurlijk niet alleen in de sfeer van de BVD het geval. Het lijkt mij überhaupt een buitengewoon ingewikkelde en voor mij in het geheel niet te overziene problematiek.

De voorzitter: Zou u nog kunnen ingaan op het selectie- en het vernietigingsbeleid bij de BVDarchieven. Op grond waarvan kwamen stukken voor vernietiging in aanmerking? Wat waren de overwegingen daarbij?

De heer Soonius: Doelt u op het verleden, op de lijst die u kent?

De voorzitter: Ja, op de achter ons liggende periode.

De heer Soonius: Er is alleen maar vernietigd op basis van de oude lijst die de Kamer kent. Ik denk dat de achterliggende gedachte van die lijst was dat gegevens die slechts een momentele waarde hebben, die slechts een betrekkelijk korte tijd valabel zijn voor de uitoefening van de diensttaak, vernietigd konden worden. Buiten het vernietigen van die gegevens met een momentele waarde, zoals gegevens over eenbepaald lidmaatschap en het bezoeken van vergaderingen en bijeenkomsten van bepaalde politieke partijen, is er dus niet vernietigd bij de dienst. Wij willen nu eigenlijk nog steeds hetzelfde soort gegevens vernietigen. De huidige vernietigingslijst ziet er misschien ingewikkeld uit, maar uiteindelijk is het zo dat alles wordt bewaard, behalve grootschalig vergaarde gegevens over personen met een betrekkelijk geringe waarde. Wat ook vernietigd wordt, is het achterliggende operationele materiaal. Voor het overige blijft bij de Binnenlandse Veiligheidsdienst alles bewaard. De lijst is misschien op dat punt niet echt helder, maar uiteindelijk wordt er niets anders weggegooid dan dubbel operationeel materiaal. Dat is dubbel, omdat dat materiaal ook is open gemaakt en los gemaakt van de operationele bron en zich in de organisatie bevindt. Wij hebben eigenlijk een soort dubbele administratie. Wij gooien dus het operationele dubbele gedeelte weg. Wat wij verder weggooien, is oneerbiedig gezegd – het bulkmateriaal. Dat zijn grote hoeveelheden gegevens over personen die onder de aandacht van de dienst zijn gekomen, maar die niet echt interessant waren voor de dienst. Dat is het geval bij vrijwel iedereen die onder de aandacht van de dienst komt, want het aantal echte spionnen, terroristen en dat soort figuren dat zich in de afgelopen 40 jaar in Nederland heeft bevonden, bedraagt niet meer dan een paar duizend. Als het er 10.000 zijn, dan is het veel. Dat vind ik dan overigens nog heel veel.

De heer Jeekel: U gebruikte de term “niet echt interessant”. Dat klinkt zo intuïtief. U bent als projectleider druk bezig geweest met die schoningsoperatie. Wat waren nu de criteria voor het vernietigen van de persoonsdossiers? Was dat een jaartal? Moesten die gegevens van een aantal jaar geleden zijn, moesten die verouderd zijn? U bent waarschijnlijk bij de start begonnen met het aangeven van een aantal criteria. Kunt u die even melden? Dan wordt het voor mij net iets interessanter.

De heer Soonius: Ik zal eerst even aangeven wat die schoning precies inhield, want daar bestaan toch misverstanden over. Daarvoor moet ik ook iets zeggen over onze administratie. Mensen komen bij de dienst onder de aandacht en vervolgens vindt er een mutatie plaats. Dat gebeurde destijds op een kaart en thans in de computer. Achter die mutatie ligt natuurlijk een velletje papier. Sommige mensen komen niet anders voor dan in een onderzoeksrapport in het kader van een veiligheidsonderzoek of omdat zij een vergadering bezocht hebben. Dan staan zij op een vel papier waarop ook tien of twintig andere mensen voorkomen en dan is er sprake van een centrale verwijzing in de computer naar dit soort gegevens. Andere personen die wat vaker onder de aandacht van de dienst komen, krijgen op een gegeven ogenblik een persoonsdossier. Zij hebben dus een eigen dossier. De informatie over hen zit dus niet verspreid door het papier van de hele organisatie, maar alle gegevens over die persoon zijn terug te vinden in een dossier. Boven dat geheel hangt een documentatiesysteem waarin ieder stukje dat wij over een bepaalde persoon hebben, is terug te vinden. Als de heer Valk voorkomt in tien documenten, omdat er een veiligheidsonderzoek naar hem is ingesteld of omdat hij misschien toch een keer in contact heeft gestaan met een Russische inlichtingenofficier, dan vind je in die centrale verwijzingscartotheek precies die tien stukken papier terug. Van anderen die een persoonsdossier hebben, vind je het persoonsdossier terug, maar ook nog met een overzichtje van de gegevens die in dat persoonsdossier zitten. Op die manier hebben wij in onze centrale computer over een immens groot aantal personen gegevens vastgelegd. Veel van die gegeven hebben voor de uitoefening van de diensttaak geen waarde meer en moeten worden verwijderd. Mijn opdracht was om op korte termijn het documentatiesysteem te ontdoen van de gegevens die niet langer noodzakelijk waren voor de uitoefening van de diensttaak. Daarmee vernietig je in feite persoonsgegevens. Dat is een gegeven dat herleidbaar is tot een individueel persoon. Met die vernietiging van het documentatiesysteem verwijderden wij dus in feite de persoonsgegevens. Het papier is er dan dus nog wel, maar het is niet meer toegankelijk. Die tien mutaties van de heer Valk kunnen immers overal zitten. Die vind je, normaal gesproken, nooit meer terug. Met het vernietigen van het documentatiesysteem is voldaan aan het wettelijke vereiste van het verwijderen van persoonsgegevens, maar die gegevens zijn er dus archieftechnisch nog wel. Ik heb dus een schoning moeten uitvoeren in het documentatiesysteem. Dat moest een eerste grove schoning zijn, omdat wij natuurlijk in de loop der tijd over een ongelooflijk aantal mensen gegevens hebben vastgelegd. Ik noem alleen al het feit dat er pakweg zo kort na de oorlog 100.000 vertrouwensfuncties waren waarop geregeld nieuwe mensen kwamen zitten. Door een onderzoek komen dan niet alleen de namen van de betrokkenen maar ook de namen van hun familieleden in de computer. Er worden ook nog informanten gehoord. Als je dat 40 jaar doet, dan telt dat natuurlijk wel aan. Dan zit er ongelooflijk veel informatie in de computer. Ik heb dat documentatiesysteem moeten schonen. De regel daarvoor was: wij halen alle gegevens van personen eruit die gedurende vijf jaar niet meer onder de aandacht van de dienst zijn geweest, tenzij het gaat om personen die behoren tot de echt interessante categorieën zoals terroristen, spionnen, figuren die zich bezighouden met proliferatieactiviteiten, enz. Die figuren moest ik dus met een computerprogramma uitzonderen. Wij konden niet zeggen: wij gaan van die personen gegevens weggooien. Wij weten immers niet eens wie er allemaal in zitten, laat staan dat wij kunnen aangeven wat wij willen weggooien. Ik kon alleen maar bepalen wat ik wilde bewaren. Dat waren dus de gegevens van personen over wie de laatste vijf jaar nog nieuwe gegevens waren aangevuld en de gegevens die ik met bepaalde zoekcriteria in de computer kon traceren als wellicht spion, wellicht betrokken, enz. Het was een heel grove schoning, waarbij het grove vooral zat in de gedachte “wij houden er voorlopig nog heel veel in, naderhand gaan wij verfijningen bedenken en dan komen wij uiteindelijk wel tot een geheel geschoond bestand”. De grofheid lag dus met name in de sfeer van teveel bewaren. Dat kon echter niet anders, omdat er natuurlijk over een gigantische hoeveelheid personen gegevens zijn vastgelegd. Het gaat over een documentatiesysteem dat gedurende 40 jaar is opgebouwd en waarbij steeds andere elementen in de computer zijn ingebracht. Als je uiteindelijk echt wilt gaan zoeken, kun je alleen maar bepaalde zoekargumenten gebruiken. Dat zijn met name categorale aanduidingen die op een gegeven moment in de computer zijn ingevoerd. Wij wilden bijvoorbeeld inlichtingenofficieren voorlopig in de computer houden. Hoe vind je een inlichtingenofficier in een computerbestand als er gedurende een groot gedeelte van die 40 jaar op verschillende manieren is ingevoerd? Dat was eigenlijk ondoenlijk. Omdat de contraspionage bedreven werd in een internationale context, heb ik om in ieder geval de inlichtingenofficieren binnenboord te houden, alle personen over wie met het buitenland was gecorrespondeerd, voorlopig in de computer laten staan. Dat was een manier om er zeker van te zijn dat wij alle inlichtingenofficieren in de computer hielden. Een ander zoekargument was er domweg niet. En zo was het dus in eerste aanleg een heel grove schoning waarbij tweederde van de persoonsgegevens toch wel uit de computer is verdwenen.

De heer Jeekel: Ik heb nog een aanvullende vraag op dat punt. De politieke aandacht voor het schoningsproces is voor een deel uitgegaan naar de toegangskant, de inzage. Mogen personen die gewist worden uit dat documentatiesysteem, inzage hebben in hun dossier? Zijn er bij de start van het schoningsproject ook richtlijnen voor de toegankelijkheid door uw dienst ontworpen? Daarbij denk ik aan vragen zoals: wanneer zou dat kunnen en hoe zou dat proces moeten lopen?

De heer Soonius: Op het moment dat de schoningsoperatie werd georganiseerd, stonden de wetgeving en de jurisprudentie geen inzage toe in bij de BVD aanwezige persoonsgegevens. Het was zelfs zo dat de BVD niet aan iemand hoefde te vertellen of hij wel of niet voorkwam in het archief. Van inzage was dus helemaal geen sprake en kon ook geen sprake zijn. Dat vloeide voort uit de wetgeving en de inmiddels gevormde jurisprudentie bij de Raad van State. Op het moment dat ik de schoningsoperatie organiseerde, was er dus van inzage geen sprake.

De heer Jeekel: Er was op dat moment toch een relatie met de Wet openbaarheid van bestuur?

De heer Soonius: De WOB was op dat moment niet van toepassing op de BVD-archieven. Wij hadden onze eigen inzageregeling conform de artikelen 16 en 17 van de WIV. Dat was een lex specialisten ten opzichte van de WOB en die gold toen. Waar het gaat om inzage in het eigen dossier, zijn pas na de Van Baggumzaak de artikelen 16 en 17 buiten toepassing verklaard. Personen die inzage vragen in hun eigen dossier, hebben nu recht op de wetenschap of er over hen niet-actuele informatie aanwezig is. Als dat zo is, dan kunnen zij onder bepaalde voorwaarden, als er namelijk geen bronnen en modus operandi worden geschaad, ook inzage krijgen in die gegevens. Maar op het moment dat de schoningsoperatie van start ging, was dit niet aan de orde.

De voorzitter: U refereerde er net aan dat tweederde van de personen uit de computerbestand was verwijderd. Ik neem aan dat de bestanden zelf met betrekking tot die personen op dit moment nog steeds niet zijn vernietigd.

De heer Soonius: Die bestanden zijn verwijderd. Dat wil zeggen dat ze niet meer toegankelijk zijn voor de uitvoering van de diensttaak, voor de modale dienstmedewerker. Maar ze zijn nog wel beschikbaar voor WOB-verzoeken en voor klachtenbehandeling.

De voorzitter: Ik heb nog een vraag over het vernietigingsbeleid. Is het u bekend dat op enigerlei wijze bijvoorbeeld ook gegevens werden vernietigd, omdat die informatie te gevoelig werd geacht om voor het nageslacht te bewaren? Ik doel dan op vernietiging om de gegevens zelf te beschermen.

De heer Soonius: Bij mijn weten is dat nooit voorgekomen. ]k draag daar in ieder geval geen kennis van. Ik zou willen wijzen op het tegendeel. Er is operationele informatie die nog steeds zeer gevoelig is. Die was zelfs zo gevoelig dat zij niet is opengemaakt. Ik bedoel dat als volgt. Je kunt natuurlijk een operatie hebben en dan vervolgens op de gebruikelijke manier van “uit betrouwbare bron werd vernomen” los van die bron daarover rapporteren. Maar op een gegeven ogenblik kan bepaalde informatie toch echt maar van één persoon komen. Er zijn dus niet opengemaakte bronnen en het is de bedoeling om die bronnen wel te bewaren om ze op enig moment toch openbaar te maken. Dat zal, wat ons betreft, dan wel pas na 100 jaar of daaromtrent zijn.

De voorzitter: Volgens de nieuwe Archiefwet is dat 75 jaar.

De heer Soonius: Ja, tenzij…

De voorzitter: Er is inderdaad een “tenzij”-bepaling. Welk beleid wordt er gevoerd met betrekking tot datgene wat er in het kader van de PID’s aan archiefmateriaal is?

De heer Soonius: Volgens het systeem, liggen er bij de PID’s geen originele archiefbescheiden. Als een PID een rapport opmaakt” dan is nr. 1 voor de BVD bestemd. Zij hebben zelf een kopie. Alles wat bij de PID’s ligt, ligt dus ook bij de BVD. Er wordt nauwlettend op toegezien dat zij hun administratie op orde houden, er wordt tot op de dag van vandaag geregeld geïnspecteerd en er worden natuurlijk ook geregeld spullen weggehaald. Wij willen gewoon dat die administraties daar op orde blijven. De administraties van de PID’s worden beschouwd als een BVD-administratie. De organisatie is dus zo dat er alleen maar dubbele exemplaren liggen. Van alles wat de PID produceert, wordt bij de dienst het origineel bewaard.

De voorzitter: Daarbij gaat niets fout?

De heer Soonius: Ik zou niet durven zeggen dat er echt niets fout gaat. Maar het systeem laat weinig ruimte voor het maken van fouten.

De heer Luchtenveld: Wat is uw ervaring met de coördinatie vanuit Algemene Zaken van de verschillende veiligheidsdiensten? Bent u daar nauw bij betrokken geweest? Hoe intensief was dat? Welke herinneringen heeft u daaraan?

De heer Soonius: Doelt u met name op het archiefgebeuren?

De heer Luchtenveld: Ja.

De heer Soonius: Ik heb nooit iets van enige coördinatie gemerkt” behalve dan dat wij vrijwel altijd voorop liepen en lopen en dat de vernietigingslijst van de MID zo ongeveer een kopie i’s van onze lijst. Men volgt eigenlijk gewoon wat de dienst bedenkt. Dat is overigens, gelet op de opzet van die lijst en gelet op de taak van de MID, ook heel erg goed mogelijk.

De heer Luchtenveld: Er is bij uw weten nooit een bijeenkomst geweest vanuit Algemene Zaken, waarin werd afgesproken hoe er bij de verschillende inlichtingendiensten met vernietiging zou worden omgegaan?

De heer Soonius: Nee, als dat op de agenda had gestaan, dan zou ik dat waarschijnlijk hebben geweten. Ik herinner mij daar absoluut niets van.

De voorzitter: Wij zijn aan het einde van deze zitting gekomen. Zijn er van uw kant nog punten waarvan u zegt: dat is niet tijdens het gesprek aan de orde geweest, maar dat zou eventueel nog van belang zijn om mee te delen?

De heer Soonius: De punten die ik van belang vind, zijn over het algemeen aan de orde gekomen. Ik vind het belangrijk dat de rechtmatigheid van de eerdere vernietigingen aan de orde is gekomen. Dan heb ik het niet zozeer over de juridische insteek daarvan, dus over de vraag of het een incidentele vernietiging is geweest die ten onrechte meerdere malen heeft plaatsgevonden, of dat het nu een “gemankeerde” vernietigingslijst is geweest. Volgens mij is dat laatste, juridisch gezien, het geval. ]k vind het vooral van belang dat helder is dat het in ieder geval de bedoeling van de dienst is geweest om de regels zoveel mogelijk te volgen. Dat is naar mijn mening redelijk over de tafel gekomen. Als je de situatie bij de dienst beoordeelt, dan hebben wij een vrij zuiver archiefbeheer gevoerd. Wij hebben een bestand dat behoorlijk intact is. Als je kijkt naar de overheidsorganen die zolang hebben gefunctioneerd als de BVD, dan denk ik zelfs dat wij één van de meest intacte archieven hebben en dat er met betrekking tot het vernietigen ook buitengewoon goed gedocumenteerd is wat er is gebeurd. Dat is in tegenstelling tot wat men als buitenstaander wel eens denkt. Ik wijs verder op de voorbereide schoning. ik denk dat ook die schoning buitengewoon zorgvuldig en vanuit de beste motieven werd voorbereid. Ik denk dat het van belang is dat de schoning ook plaatsvindt. Ik heb namelijk de indruk dat de privacyinvalshoek, waar het uiteindelijk allemaal mee begonnen is, wel eens vergeten wordt. Er liggen bij de Binnenlandse Veiligheidsdienst ontzettend veel gegevens die, gelet op de aard van het werk en de betrouwbaarheid van de informatie, betrekking hebben op kwetsbare en gevoelige informatie over personen. Het is een goede zaak om die persoonsgegevens te behandelen zoals men dat in het algemeen pleegt te doen: als je de informatie niet meer nodig hebt en zij is niet echt van historisch belang, dan moet die informatie worden weggegooid. Nogmaals, Ik heb de oprechte overtuiging dat het voor het historische belang niet nodig is om het soort persoonsgegevens dat wij willen vernietigen – het grootschalig vergaarde materiaal – allemaal te bewaren. Ik meen dat de voorgestelde methodiek daartoe echt wel toereikend is.

De voorzitter: De selectieproblematiek is niet de taak van deze werkgroep, maar het is in ieder geval goed dat u dat nog even heeft opgemerkt. Ik dank u voor uw medewerking.