De belangrijkste administraties/ registers die men gewoonlijk bij een (R)CID aantreft, zijn:

1. Een register van de criminele inlichtingendienst of CID-register:

‘een register dat is aangelegd met het oog op de voorkoming of opsporing van misdrijven die, gezien hun ernst of frequentie dan wel het georganiseerd verband waarin zij worden gepleegd, een ernstige inbreuk op de rechtsorde opleveren.’ (artikel 1 onder b van het Besluit politieregisters); dit is hetzelfde register als’ het register van gegevens omtrent CID-subjecten’ (artikel 1 onder e van de CID-regeling 1994).

Het betreffende register bestaat over het algemeen uit:

a. een verzameling van CID-informatierapporten inhoudende CID-informatie geautomatiseerd verwerkt, doch veelal eveneens ook in handmatige vorm aanwezig;

b. een registratie van CID-subjecten (CID-subjecten index). Het betreft hier de registratie van de personalia of bedrijfsgegevens van de bij de CID geregistreerde subjecten (artikel 6 lid 3 onder b van de CID-regeling 1994);

c. een registratie van de aanvang en beëindiging van CID-acties (artikel 4 lid 1 onder b van de CID-regeling 1994);

d. een registratie van alle verstrekkingen vaninlichtingen uit de registers die gedaan worden (artikel 14 van de CID-regeling 1994) en

e. persoonsdossiers. Bij een CID worden in de regel persoonsdossiers aangelegd van de belangrijkste subjecten die binnen de regio actief zijn.

2. ‘Grijze veld’- register:

‘een register dat is aangelegd met het oog op de vaststelling of de geregistreerde in samenhang met andere gegevens kan worden aangemerkt als CID-subject.’ (artikel 1 onder d van het Besluit politieregister en artikel 1 onder g van de CID-regeling). Dit register bestaat over het algemeen uit een verzameling van informatierapporten inhoudende CID-informatie over ‘grijze veld’ – subjecten, hetgeen zowel handmatig als geautomatiseerd verwerkt wordt.

Zowel het CID-register als het ‘grijze veld’- register worden over het algemeen in één bestand gevoerd, waarbij de ‘grijze veld’-subjecten met het oog op daarvoor afwijkende regelgeving onderscheiden dienen te worden van de CID-subjecten.

3. CID-, zaken- en informanten journaal:

90

In de regel wordt een journaal bijgehouden waarin alle bijzonderheden worden geregistreerd die de runners m.b.t. hun werkzaamheden te melden hebben. Het betreft een vertrouwelijk intern journaal t.b.v. het hoofd van de CID. Tevens wordt van ieder gesprek tussen de runners en informant en van iedere lopende zaak (of gesloten traject) een journaal bijgehouden. De informantenjournaals worden onder codenummer van de informant opgeborgen en maken deel uit van de informanten-registratie.

4. Informanten-registratie:

De CID registreert informanten volgens een gecodeerd systeem (artikel 3.2.3 ‘Regeling tip-, toon- en voorkoopgelden’). Onder het betreffende codenummer behoort van iedere informant een dossier aangelegd te worden met daarin:

a. namen van de runners;

b. afspraken die met de informant zijn gemaakt;

c. eik contact tussen runners en de informant;

d. bijzonderheden informatievergaring;

e. inhoud inlichtingen en resultaat;

f. contactpersonen van informant en andere feiten die van belang zijn en

g. of en tot welk bedrag tipgelden verstrekt zijn (artikel 3.2.4. Regeling tip-, toon- en voorkoopgelden).

5. Tip- en toon- en voorkoopgelden registratie:

Volgens de vigerende ‘Regeling tip-, toon- en voorkoopgelden’ dient het uitbetalen van gelden en het onderhouden van contacten met informanten zodanig te geschieden dat van alle activiteiten een goede verantwoording mogelijk is (3.1.9).

Hoofdstuk 3.2.9 van genoemde regeling regelt de uitbetaling van gelden en de wijze van administreren, te weten:

Het uitbetalen van gelden mag uitsluitend geschieden door de politieambtenaren die de informant begeleiden:

a. met goedkeuring en onder verantwoordelijkheid van de afdelingschef;

b. in aanwezigheid van de directe chef van de politieambtenaren die de informant begeleiden.

In de administratie van de politie is terug te vinden:

a. uit welke bron het betaalde geld afkomstig was;

b. een aanduiding van de zaak waarvoor is uitbetaald;

c. het codenummer van de informant.

6. De chef CID administreert de uitbetaalde gelden en bewaart de desbetreffende kwitanties.

7. Observatie-rapportages:

Door leden van het OT worden rapporten gemaakt van hun bevindingen. Over het algemeen worden deze bewaard binnen de (R)CID.