1.4. Rapportage en overleg
Schriftelijke rapportage: Over de onderzoeksresultaten werd vier maal een schriftelijke tussenrapportage ten behoeve van de opdrachtgevers verzorgd: op 29 mei, 28 juni, 22 september en 3 november 1995. Op 7 september werd de eindverantwoordelijke PG Gonsalves schriftelijk nader geïnformeerd. Al deze schriftelijke rapportages werden door de teamleiding weer ingenomen nadat betrokkenen deze hadden gelezen. Op 7 juni 1995 werd via de opdrachtgevers schriftelijk aan de minister van Justitie gerapporteerd.
De eerste tussenrapportage leidde tot een brief van de PG aan de hoofdofficieren van justitie, waarin strikte voorwaarden werden verbonden aan het gecontroleerd doorlaten van verdovende middelen. Zo moesten voortaan zowel de OVJ, competent voor de binnenkomst van de zending in Nederland, als de OVJ waar de zending uiteindelijk terecht zou komen, akkoord gaan; het ‘slot’ op de containerdoorvoer met verdovende middelen. Begin juni 1995 leidde dit tot de ministeriële beleidslijn dat gecontroleerd doorlaten niet toegestaan was, tenzij aan zeer strikte voorwaarden was voldaan.
Op 31 augustus 1995 werden de voorzitter van het college en de secretaris-generaal van het ministerie van justitie schriftelijk in kennis gesteld van het gebruik van criminele gelden door de RCID Kennemerland. Zowel over de geheimhouding, de samenloop met de parlementaire enquête als over de openbare verhoren van Langendoen en Van Vondel bij de PEC werd gecorrespondeerd tussen teamleiding en opdrachtgevers.
Mondelinge rapportage: Door de OM-leiding van het onderzoek werd steeds mondeling verslag uitgebracht aan de regiegroep Kennemerland. Zoals eerder weergegeven kwam deze 13 maal in 1995 en enige malen in 1996 bij elkaar. De minister van Justitie werd mondeling begin juni en begin oktober 1995 door de teamleiding geïnformeerd over de resultaten en voortgang van het onderzoek.
Externe overlegstructuren: Eerder werd reeds aangegeven welke formele overlegstructuur tussen team en opdrachtgevers bestond. Daarnaast vonden uiteraard de nodige bilaterale contacten plaats tussen teamleiding en de PPGG Gonsalves en Docters van Leeuwen. Na enige afstandelijke beginmaanden werd het contact met de voorzitter en vice-voorzitter van de PEC (Van Traa en De Graaf) steeds intensiever, waarbij overigens sprake was van éénrichtingsverkeer: de voorzitter van de PEC verkreeg op zijn verzoek informatie van het Fort-team, maar dit gebeurde niet andersom. Naast vele ad hoc contacten, bezochten voorzitter en vice-voorzitter op 1 en 20 september, 5, 6 en 30 oktober, 4 december 1995 en 8 januari 1996 langdurig de teamlokatie. Zij lieten zich daarbij uitgebreid informeren over de voortgang en de onderliggende stukken van het rijksrecherche-onderzoek.
De vanuit het Amsterdamse en Haarlemse parket aangeboden relevante informatie werd bestudeerd en aldaar besproken.
Drie maal vond een uitgebreid gesprek plaats tussen leden van de teamleiding en leden van de korpsleiding Kennemerland (juni en december 1995) Hierbij werd overigens slechts zeer terughoudend informatie over het verloop van het rijksrecherche-onderzoek verschaft.
In die gesprekken en enige telefonische gesprekken met de Haarlemse HOVJ bleek de teamleiding dat de korpsleiding en de HOVJ het de Procureurs Generaal zeer kwalijk namen dat zij niet tussentijds over de voortgang van het onderzoek werden geïnformeerd.
Intern overleg: Wekelijks vond een teambriefing plaats op maandagochtend. Datzelfde gold voor het teamleidingoverleg op woensdag. Daarnaast werd enkele malen met het team uitgebreidere samenkomsten belegd om de beschikbare informatie gezamenlijk te analyseren. Ook de teamleiding hield enkele malen dergelijke bijeenkomsten.